Apostila umožnuje použitie zahraničných dokumentov aj u nás v domovskej krajine. Počas celého života sprevádzajú každého z nás verejné listiny. Po narodení „získame“ rodný list, neskôr v škole vysvedčenia, diplomy, potom sa stretávame so žiadosťami o udelenie patentu, výpismi z obchodných registrov, súdnymi rozhodnutiami a ďalšími listinami, ktorým zákon alebo medzinárodná zmluva priznáva status verejných listín.
Zjednodušene povedané, verejnými listinami sú každé listiny, na ktorých je odtlačok pečiatky orgánu verejnej moci alebo podpis úradnej osoby jednajúcej v pozícii orgánu verejnej moci. Verejnými listinami sú tiež osvedčovacie doložky vyhotovené notármi v rámci ich notárskej činnosti.
Všetky tieto listiny, aby mohli byť použité v zahraničí, potrebujú prejsť procesom vyššieho overovania, alebo môžu byť apostilované za predpokladu, že štát, v ktorom orgán verejnej moci listinu vydal, je zmluvným štátom Dohovoru o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín, tzv. Haagskeho dohovoru o Apostille.
Apostilácia predpokladá vedomosť človeka žiadajúceho o apostiláciu o orgáne verejnej moci, pred ktorým treba verejnú listinu apostilovať, čo pre človeka neznalého veci znamená veľa energie strávenej hľadaním informácie o kompetentnom orgáne.